Pourquoi externaliser vos archives?
- Garantir une sécurité renforcée : Réduction des risques liés à la manipulation des données (risques de perte ou de dommages) grâce à des installations sécurisées et équipées pour prévenir les incidents.
- Assurer la pérennité des archives : Conservation dans des conditions optimales pour garantir leur intégrité et leur disponibilité à long terme.
- Obtenir des gains opérationnels et financiers : Libération d’espace précieux dans vos locaux, réduisant ainsi les coûts associés au stockage physique des documents (personnel mobilisé, matériel, temps de gestion, etc.).
- Assurer une mise en place durable de l’archivage : Externaliser permet d’établir une gestion efficace et pérenne des archives au sein de l’entreprise.
- Faciliter la transition vers le 0 papier : L’externalisation favorise une transition accélérée vers une gestion documentaire numérique, contribuant ainsi à une organisation plus moderne et efficace des documents. Cette transition peut également améliorer la productivité en rendant les informations plus facilement accessibles et en réduisant les temps de recherche.
Quels sont les avantages de l’archivage physique?
- Facilité d’accès aux informations : L’archivage physique permet un accès rapide et direct aux documents, facilitant les recherches internes et les réponses aux demandes des clients. Cette accessibilité immédiate améliore l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client.
- Sécurité accrue contre la perte de données : Les documents physiques offrent une protection supplémentaire contre les cybermenaces et les pertes de données, en particulier pour les informations sensibles ou confidentielles. Cette sécurité renforcée est essentielle pour maintenir l’intégrité des données et la confiance des parties prenantes.
- Maîtrise de la durée de vie des documents : En contrôlant la durée de vie des documents physiques, les entreprises peuvent gérer efficacement leur flux d’informations, ne conservant que ce qui est nécessaire. Cela réduit l’encombrement et les risques de divulgation non autorisée.
- Conformité aux normes et réglementations : L’archivage physique garantit la conformité aux exigences légales et réglementaires en matière de gestion documentaire et d’archivage. Cela renforce la réputation et la crédibilité de l’entreprise tout en évitant les litiges et les sanctions.
- Réponse aux impératifs légaux : Certains documents doivent être conservés sous forme physique pour être valables sur le plan juridique. L’archivage physique assure cette conformité légale, minimisant les risques juridiques et renforçant la confiance des parties prenantes.
- Gouvernance de l’information améliorée : Les archives physiques centralisées facilitent la gestion et l’accès aux informations critiques, permettant une meilleure utilisation des ressources et une prise de décision plus éclairée.
- Sécurité des traitements des données personnelles : En archivant physiquement les données personnelles, les entreprises peuvent mieux contrôler et protéger ces informations, assurant ainsi une conformité avec les réglementations telles que la loi 08/09.
- Préservation du patrimoine informationnel et historique : Les archives physiques renferment des données ayant une valeur inestimable pour la mémoire d’entreprise et les besoins de référence future. En les conservant, les entreprises préservent leur héritage et peuvent tirer parti de leur expérience passée pour guider leurs actions futures.
En conclusion, l’archivage physique offre beaucoup d’avantages pour votre organisation allant de la gestion efficace des informations à la préservation du patrimoine historique, renforçant ainsi la résilience et la compétitivité des entreprises.
Quels sont les enjeux de l’archivage électronique?
Dans un environnement où les données prolifèrent à une vitesse vertigineuse, la conservation de l’information devient un défi majeur. Les entreprises sont confrontées à la nécessité de conserver en toute sécurité les données, tout en répondant aux besoins
opérationnels et aux exigences des normes et réglementations. Un projet d’archivage électronique bien mené et son déploiement doivent permettre de répondre à ces enjeux en toute sérénité.
Sécurité des Données
La sécurité des données constitue un enjeu stratégique et incontournable pour les entreprises. Elles s’efforcent ainsi de mettre en place des mesures robustes pour protéger leurs informations sensibles face aux risques de pertes ou vol de données, cyber-attaque, phishing, etc. Ces risques peuvent en effet mener à des conséquences importantes juridiques, opérationnelles ou financières, mais aussi sur la réputation de l’entreprise.
L’ISO 27001, norme internationale en matière de sécurité de l’information, offre un cadre de référence pour établir, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un système de gestion de la sécurité de l’information (SMSI).
En parallèle, le Règlement Général sur la Protection des Données la loi 09/08 impose des obligations strictes en termes de protection des données personnelles.
L’archivage électronique, en conformité avec ces normes, assure une protection optimale des données, participant ainsi à renforcer la fiabilité des systèmes d’informations des entreprises, et la confiance de leurs clients et partenaires.
Pérennité
L’un des atouts majeurs de l’archivage électronique réside dans sa capacité à assurer la pérennité des données.
Contrairement aux supports physiques qui peuvent être sujets à la détérioration s’ils ne sont pas conservés dans des conditions adéquates, les données électroniques peuvent être préservées indéfiniment grâce à des technologies de stockage avancées, garantissant ainsi une conservation à long terme.
De plus, la lisibilité dans le temps est assurée par des formats de fichiers pérennes et des stratégies d’évolutivité et de migration planifiées pour éviter l’obsolescence technologique des solutions d’archivage.
Intégrité
Maintenir l’intégrité des données est impératif pour assurer leur validité au fil du temps et la valeur probante des documents numériques qui le requiert. Les systèmes d’archivage électronique implémentent pour cela des mécanismes sophistiqués de contrôle et de vérification, réduisant les risques de corruption ou de modifications non autorisées, tels que le calcul d’empreintes, l’horodatage, le scellement de l’archive, etc.
Confidentialité
La confidentialité des données est une préoccupation majeure, en particulier lorsqu’elles sont sensibles : stratégiques, sécuritaires, personnelles, médicales, etc.
Les solutions d’archivage électronique doivent intégrer des mécanismes de sécurité avancés et une gestion des droits fines, pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles.
Accessibilité
L’accessibilité rapide et facile aux documents est une attente majeure de l’archivage électronique. Contrairement aux archives physiques, les données électroniques peuvent être récupérées sans délais, de n’importe où, 24/24h et 7jrs/7, améliorant ainsi la productivité et facilitant la collaboration au sein de l’organisation et avec les clients, fournisseurs et partenaires externes.
Quelles sont les différentes solutions de l’archivage électronique?
Le Système d’Archivage Électronique (SAE)
Un système d’archivage électronique (SAE) est une suite logicielle et technologique pour la gestion et la préservation des documents électroniques à long terme. Il dispose de fonctionnalités avancées permettant de collecter, organiser, conserver, gérer et restituer les archives électroniques. Le SAE répond ainsi aux besoins complexes de la gestion documentaire digitalisée, comme la gestion du cycle de vie, des durées de conservation, des habilitations d’accès, de la conservation et du sort final (ex. : élimination).
La Gestion Électronique des Documents (GED)
La GED, centrée sur la gestion quotidienne des documents, facilite la création, la modification, le partage et la recherche de documents. Enrichie de workflows automatisés, elle favorise une collaboration efficace en interne, ou avec l’externe, et contribue à l’optimisation des processus documentaires métiers dématérialisés, en améliorant la productivité, la réactivité et le pilotage.
La GED permet un archivage des documents numériques (classement, stockage, recherche, consultation, …), mais sans valeur probatoire garantie.
Le Coffre-Fort Numérique
Le coffre-fort numérique est un espace sécurisé pour le stockage de documents. Grâce à des mesures de sécurité avancées, il constitue une solution pour les données confidentielles nécessitant une haute protection et un accès restreint aux seules personnes autorisées.
Cet espace de stockage sécurisé peut garantir l’intégrité dans le temps des documents stockés s’il est conforme à la norme NF Z42-020.
Quelles étapes pour choisir une solution d’archivage électronique en entreprise?
1. Évaluation des besoins et objectifs
2. Analyse de la Volumétrie et des Types de Données
3. Conformité légale et réglementaire
4. Sécurité des données
5. Compatibilité et intégration
6. Facilité d’Utilisation, Formation et support
7. Évolutivité
8. Coûts et retour sur investissement (ROI)
En suivant ces étapes, vous ferez le choix d’une solution d’archivage électronique qui répond spécifiquement aux besoins de votre entreprise, tout en assurant la sécurité, la conformité et l’efficacité de la gestion documentaire.
En synthèse :
L’archivage électronique se positionne comme un pilier majeur de la gestion documentaire à l’ère numérique. Ses avantages en termes de pérennité, d’intégrité, de confidentialité, de sécurité et d’accessibilité des données en font une composante essentielle de la stratégie de gestion de l’information des entreprises. En adoptant des solutions comme le SAE, la GED et le coffre-fort numérique, les organisations peuvent optimiser leur gestion documentaire et répondre aux défis croissants de la conservation des données.
Qu’est-ce que la numérisation des documents?
La numérisation des documents, constitue une étape de transformation digitale incontournable. Elle consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques, avec pour objectif de préserver l’intégrité du contenu original tout en permettant un accès facile et sécurisé à ces informations cruciales.
Une fois numérisés, ces fichiers peuvent être facilement stockés et gérés électroniquement, offrant un accès rapide et sécurisé aux collaborateurs autorisés. Cette manière de gérer les documents aide à optimiser les ressources et l’espace dans les locaux de l’entreprise. De plus, la possibilité d’ajouter des métadonnées facilite la recherche et l’accès aux informations pertinentes. La numérisation des documents s’inscrit comme une étape essentielle dans la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire moderne, contribuant ainsi à la productivité et à la conformité réglementaire de l’entreprise.
Comment numériser les documents de son entreprise?
Lorsque vous envisagez de numériser les documents de votre entreprise, il est crucial de choisir la bonne méthode et les bons outils pour garantir un processus efficace et sans perte d’informations. Confier cette tâche à une entreprise de numérisation qui dispose des logiciels et de l’expertise nécessaires pour gérer le processus de manière optimale, vous garantit que vos documents seront lisibles, facilement accessibles via votre outil de gestion documentaire et conformes à toutes les normes en vigueur.
Les sociétés de numérisation assurent également la sécurité de vos documents, avec des protocoles stricts pour préserver leur intégrité et leur confidentialité.
Quelles sont les étapes pour numériser un document?
Pour numériser un document de manière optimale, il est essentiel de suivre plusieurs étapes clés.
- Tout d’abord, il convient de sélectionner le bon équipement pour la numérisation, que ce soit un scanner traditionnel, un appareil photo de haute qualité ou même un smartphone doté d’une application dédiée. Cette sélection dépendra de la nature du document et de vos besoins spécifiques en termes de qualité et de résolution d’image.
- Ensuite, il est important de préparer le document en question. Assurez-vous que les pages sont correctement disposées et alignées pour garantir une numérisation précise. Veillez également à éliminer toute saleté ou tout élément perturbateur pouvant altérer la qualité de l’image numérisée.
- Une fois prêt, vous pouvez procéder à la numérisation proprement dite. Utilisez les paramètres appropriés sur votre appareil ou votre logiciel de numérisation pour obtenir la meilleure qualité d’image possible. Choisissez le format de sortie approprié, tel que le PDF, en fonction de vos besoins et de vos préférences.
- Après la numérisation, il est recommandé de vérifier la qualité de l’image obtenue et d’effectuer d’éventuelles corrections si nécessaire. Assurez-vous que le texte est clairement lisible et que les détails importants sont bien rendus.
Quel type de numérisation choisir selon vos besoins?
Numérisation standard : Elle répond au besoin de dématérialiser des dossiers et documents de l’activité courante, pour en faciliter l’accès, notamment dans la recherche d’uniformisation entre documents physiques et numériques. Les copies numériques sont intégrées en GED afin de simplifier la gestion collaborative des documents au quotidien.
Numérisation fidèle : Les documents issus de la numérisation fidèle sont reconnus identiques aux originaux (copie fidèle). Conservés dans un SAE garantissant leur intégrité durant tout leur cycle de vie (copie fiable), il ont la même valeur probante que les originaux papier, qui peuvent par conséquent être détruits dans le cadre d’une politique zéro papier.
Numérisation patrimoniale : Phototypes, livres, plans, affiches, … vos archives patrimoniales et photographiques doivent être numérisées avec des équipements spéciaux par du personnel qualifié afin de respecter leur valeur et les rendre accessibles et exploitables.
Qu’est-ce que la gestion électronique de documents (GED) ?
La gestion électronique des documents (GED) représente un ensemble de procédés et d’outils visant à organiser, stocker et gérer efficacement les documents et les données au sein d’une organisation. Cette automatisation, essentielle dans le cadre de la transformation digitale des entreprises, repose sur cinq grandes étapes pour assurer un flux de travail fluide et une gestion optimale des informations.
Capture et Numérisation
La première étape de la GED consiste en la capture et la numérisation des documents physiques sous différents formats. Cette opération peut s’effectuer à l’aide de différentes technologies, telles que l’OCR (Optical Character Recognition) ou ROC (Reconnaissance Optique des Caractères), la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) et la LAD (Lecture Automatique des Documents). Ces technologies permettent de convertir les documents papier en fichiers digitaux, facilitant ainsi leur traitement et leur manipulation ultérieure.
Traitement
Une fois les documents capturés et numérisés, ils doivent être traités et classés de manière appropriée. Cette étape implique la classification des documents en fonction de critères prédéfinis, tels que leur type, leur date ou leur contenu. Un système de gestion électronique des documents permet de simplifier ce workflow en automatisant certaines tâches de traitement et en facilitant l’organisation des informations.
Stockage et Sauvegarde
Une fois traités, les documents sont ensuite stockés et sauvegardés de manière sécurisée. Les systèmes de GED offrent généralement des fonctionnalités avancées de stockage, permettant de conserver les documents de manière centralisée et d’y accéder facilement en cas de besoin. De plus, des mesures de sauvegarde régulières garantissent la protection des données contre la perte ou la corruption.
Diffusion
La diffusion des documents représente une étape cruciale de la gestion électronique des documents. Une fois stockés, les documents doivent être accessibles aux utilisateurs autorisés selon leurs besoins. Les solutions de GED proposent généralement des fonctions de diffusion qui permettent de partager facilement les documents avec les membres de l’équipe ou les partenaires externes, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations.
Archivage
Enfin, l’archivage des documents clôture le cycle de gestion électronique des documents. Cette étape consiste à conserver de manière organisée les documents qui ne sont plus utilisés régulièrement, mais qui doivent être conservés pour des raisons légales ou administratives. Les systèmes de GED offrent des fonctionnalités d’archivage avancées, permettant de rechercher et de retrouver facilement les documents archivés en cas de besoin.