Dans une logique d’optimisation des processus internes et de réduction de la dépendance au papier, Marecords a mis en place un système de Gestion Électronique des Documents (GED) fiable, sécurisé et conforme aux normes en vigueur.
Objectifs de la GED chez Marecords
- Centralisation de l’information : Rassembler l’ensemble des documents numériques de l’entreprise dans une plateforme unique, organisée et accessible.
- Amélioration de la productivité : Réduire le temps de recherche des documents et faciliter le partage d’informations entre les services.
- Sécurisation des données : Protéger les documents sensibles contre la perte, la manipulation non autorisée ou l’accès non contrôlé.
- Traçabilité et conformité : Garantir une gestion conforme aux obligations légales (RGPD, conservation légale des documents, etc.).
Fonctionnalités principales
- Classement automatique : Les documents sont classés par type (factures, contrats, rapports, contenus créatifs, etc.) et associés à des métadonnées pour faciliter leur recherche.
- Indexation intelligente : Grâce à des technologies OCR (reconnaissance optique de caractères), les documents scannés deviennent entièrement consultables.
- Recherche rapide : Le moteur de recherche intégré permet de retrouver un document à partir d’un mot-clé, d’une date, d’un numéro ou d’un critère spécifique.
- Historique des versions : Chaque modification d’un document est enregistrée, avec possibilité de revenir à une version antérieure.
- Gestion des droits d’accès : Les utilisateurs disposent de profils d’accès personnalisés selon leur service ou fonction, garantissant la confidentialité des informations.
Processus de gestion documentaire
- Numérisation : Les documents papier sont scannés à l’aide d’outils professionnels, puis convertis en formats numériques standards (PDF, DOCX, etc.).
- Intégration : Les fichiers numériques sont importés dans la GED via une interface utilisateur intuitive.
- Validation : Certains documents passent par un circuit de validation (workflow), permettant l’approbation électronique par les responsables concernés.
- Archivage : Une fois validés, les documents sont archivés de manière sécurisée, avec une durée de conservation adaptée à leur nature.
- Consultation & partage : Les collaborateurs autorisés peuvent consulter, annoter ou partager les documents via la plateforme GED ou des liens sécurisés.
Avantages pour Marecords
- Réduction significative de l’usage du papier
- Meilleure réactivité dans la gestion administrative et opérationnelle
- Sécurisation du patrimoine documentaire de l’entreprise
- Meilleure collaboration entre services et partenaires externes
Creative GED
La dématérialisation des processus métier est essentielle pour moderniser votre entreprise et optimiser les flux numériques.
La Gestion Électronique des Documents (GED) devient un pilier incontournable dans cette transition, facilitant l’accès à l’information et automatisant les tâches documentaires.
L’acquisition d’une solution de GED réduit la charge de travail administrative grâce à l’automatisation de la gestion des documents, ce qui permet d’améliorer le service offert tout en répondant à l’enjeu de productivité et d’efficacité de l’entreprise.
La Gestion Électronique des Documents au cœur des processus métier
Agile et polyvalente, Creative GED est la GED collaborative et intuitive qui facilite votre transition numérique.
Evolutive et personnalisable à votre organisation et à vos processus spécialisés, elle est accessible via un navigateur web sans installation requise sur le poste. Également disponible en application (sur Android et IOS), tout a été pensé pour une expérience utilisateur optimale.
Quels critères pour choisir son logiciel GED ?
1. Définir les besoins documentaires de l’entreprise.
2. Évaluer le volume de documents à gérer.
3. Identifier les fonctionnalités essentielles (sécurité, personnalisation, recherche).
4. Tester la solution avec une démo adaptée à votre utilisation
5. Assurer l’intégration avec les systèmes existants.
6. Prioriser l’ergonomie et la formation des utilisateurs pour une adoption réussie.
CREATIVE GED c’est :
- Toutes les réponses fonctionnelles aux processus documentaires
CREATIVE GED offre une gamme complète de fonctionnalités pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion documentaire. Que ce soit la collecte de documents provenant de différentes sources, le classement automatisé pour une organisation efficace, la mise en place de workflows pour rationaliser les processus, ou encore la possibilité de signer électroniquement les documents, CREATIVE GED vous accompagne à chaque étape de vos projets de processus documentaires.
- Un espace collaboratif partagé avec votre écosystème
CREATIVE GED favorise la collaboration en permettant de partager un espace documentaire sécurisé avec vos clients, partenaires et fournisseurs. Grâce à des accès sécurisés et contrôlés, vous pouvez travailler de manière collaborative sur des documents avec des parties prenantes externes, facilitant ainsi les échanges et la coordination des parties prenantes